Feedbackkultur - det sitter inte i väggarna

En god feedbackkultur hjälper oss att se vad som fungerar och vad som behöver förändras. När vi tränar på att ge och ta emot återkoppling kan vi uppmärksamma goda beteenden och lyfta problem innan de växer. För vill vi förändra kulturen på arbetsplatsen behöver vi förändra våra beteenden.

”Det sitter i väggarna.” Det är ett uttryck vi ofta använder när vi försöker beskriva kulturen på en arbetsplats. Men kultur sitter inte i väggarna. Den sitter i våra beteenden. I vad vi gör, vad vi säger - och ibland i det vi väljer att inte säga.

Hur hälsar vi på varandra? Hur pratar vi om varandra när någon lämnat rummet? Hur reagerar vi när någon gör ett misstag? Vågar vi lyfta problem? Uppmärksammar vi det som fungerar? Och hur ofta berättar vi faktiskt för en kollega vad hen gör bra?

Ett av de beteenden som har allra störst betydelse för arbetsplatskulturen är feedback.

En fungerande feedbackkultur skapar lärande

Feedback kan vara återkoppling mellan chef och medarbetare, kollegial återkoppling, självvärdering, utvärderingar eller synpunkter och klagomål. Gemensamt är att återkopplingen hjälper oss att förstå våra beteenden och vilken effekt de får.

På arbetsplatser med en fungerande feedbackkultur behöver medarbetarna inte gissa. Vi hjälper varandra att se vad som fungerar och vad som behöver förändras. Feedback blir därmed en naturlig del av både lärandet och verksamhetsutvecklingen.

Rädsla för återkoppling kan skapa tystnad

Ändå är feedback svårt.

Vi kan vara rädda för att såra, skapa konflikt eller bli missförstådda. Ibland väntar vi så länge med att ta upp något att irritationen hunnit växa. Och på vissa arbetsplatser har tystnaden blivit ett etablerat beteende: ”Det är ingen idé att säga något.”

Men även tystnad skapar kultur.

Läs också: Befria elefanterna och skapa psykologisk trygghet.

Ge feedback som är konkret, aktuell och ärligt menad

En god feedbackkultur handlar inte om att människor ständigt ska gå runt och bedöma varandra. Tvärtom. Feedback behöver vara vardaglig, konkret och präglad av en vilja att hjälpa.

När vi ger feedback behöver vi tydliggöra vårt goda syfte, använda konkreta och aktuella exempel och utgå från våra egna observationer: Jag ser… Jag tänker… Jag tycker… Jag känner…

Feedback är färskvara. Och beröm behöver naturligtvis vara ärligt menat.

En viktig princip är också att inte bara prata när något blivit fel. Kontinuerlig positiv feedback ökar möjligheten att vi faktiskt lyssnar på varandra när någon behöver ge mer kritisk återkoppling.

Det vi uppmärksammar får betydelse. När vi synliggör goda beteenden hjälper vi varandra att förstå vad vi vill ha mer av på arbetsplatsen.

Träna på att ta emot feedback utan att gå i försvar

Det räcker inte att bli bättre på att ge feedback. Vi behöver också träna på att ta emot den.

Den spontana reaktionen kan vara att förklara, försvara eller argumentera. Men om varje försök till återkoppling möts med ett försvarstal lär sig omgivningen snart att det är enklare att vara tyst.

I en av mina övningar får deltagarna därför träna på något till synes väldigt enkelt: när någon ger dig positiv feedback svarar du ”tack” - inget mer.

Att kunna ta emot andras perspektiv utan att omedelbart gå i försvar är en viktig del av en mogen feedbackkultur.

Byt härskartekniker mot bekräftande beteenden

Feedbackkultur handlar därför om mer än tekniken för att ge återkoppling. Den handlar om hur vi beter oss mot varandra.

Osynliggörande, förlöjligande, undanhållande av information, dubbelbestraffning och påförande av skuld och skam är exempel på härskartekniker.

Men vi kan välja andra beteenden.

I mina föreläsningar arbetar jag därför också med bekräftartekniker: att synliggöra, visa respekt, dela information, skapa dubbelbelöning och bekräfta rimliga normer.

En enkel reflektionsfråga kan vara:

Hur märker dina kollegor att du synliggör dem?

Det är en betydligt mer konkret fråga än: ”Har vi en bra kultur?”

För kultur skapas i vardagen.

En bättre feedbackkultur kan fånga problem tidigare

Många problem på arbetsplatser börjar långt innan de blir stora konflikter.

Det kan handla om irritation som aldrig uttalas, beteenden som får fortsätta för att ingen säger ifrån, medarbetare som inte känner sig sedda eller uppskattade, chefer som väntar för länge med svåra samtal eller arbetsgrupper där man pratar om varandra i stället för med varandra.

En bättre feedbackkultur kan bidra till att:

• problem och irritation tas upp tidigare
• medarbetare blir sedda och bekräftade
• önskvärda beteenden förstärks
• svåra samtal blir mindre dramatiska
• kommunikationen mellan chef och medarbetare förbättras
• konflikter förebyggs
• lärandet i arbetsgruppen ökar
• medarbetare vågar säga vad de ser, tänker och behöver
• arbetsplatsens värderingar blir synliga i faktiska beteenden.

Läs också: Stärk konfliktkompetensen på jobbet.

Boka en föreläsning om feedbackkultur

Jag föreläser om feedback på ett konkret, engagerande och användbart sätt. Fokus ligger inte bara på vad feedback är, utan på hur vi faktiskt gör när vi kommer tillbaka till arbetsplatsen.

Deltagarna får reflektera över sina egna beteenden, träna på att ge och ta emot feedback och undersöka skillnaden mellan beteenden som förminskar och beteenden som bekräftar. Jag använder också praktiska och interaktiva övningar för att göra det lättare att prata om sådant som annars riskerar att bli elefanter i rummet.

Målet är inte att skapa en arbetsplats där alla tycker lika eller där vi undviker obekväma samtal.

Tvärtom.

Målet är en arbetsplats där vi vågar prata med varandra, där människor får veta när de gör något bra och där vi kan lyfta det som behöver förändras innan små problem växer sig stora.

För vill vi förändra kulturen behöver vi förändra beteenden.

Och vi kan börja med ett väldigt kraftfullt sådant: Att ge varandra feedback.